Politique de confidentialité

Cette politique explique comment HubOps recueille, utilise, communique, conserve et détruit les renseignements personnels, conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec, telle que modifiée par la Loi 25. Elle est rédigée en termes simples : n'hésitez pas à nous écrire si un passage n'est pas clair.

1. Qui est responsable de vos renseignements ?

HubOps est un logiciel utilisé par des entreprises (nos « clients ») pour gérer leur équipe. Deux rôles existent :

• Votre employeur est responsable des renseignements qui vous concernent en tant qu'employé (heures, congés, équipements, cartes de compétence). C'est à lui que vous adressez d'abord vos demandes : le nom de son responsable de la protection des renseignements personnels est affiché dans HubOps, à la page Mon compte → Mes données.
• [Nom légal de l'exploitant de HubOps], qui exploite HubOps, agit pour le compte de votre employeur, à titre de mandataire. Nous n'utilisons ces renseignements que pour fournir le service. Nous sommes responsables des renseignements des administrateurs qui créent un compte pour leur entreprise.

2. Responsable de la protection des renseignements personnels

Responsable de la protection des renseignements personnels de [Nom légal de l'exploitant de HubOps] : [Nom du responsable], [courriel du responsable], [Adresse postale, ville (Québec)].

3. Renseignements recueillis

• Identification : nom, courriel, téléphone (facultatif).
• Emploi : rôle, taux horaire, statut (actif, en départ, désactivé).
• Temps de travail : heures d'entrée et de sortie, corrections demandées, approbations.
• Congés et banques : demandes de congé, soldes de vacances, de maladie et d'heures.
• Équipements : matériel prêté, dates de remise et de retour, état au retour, et l'image de votre signature manuscrite sur la décharge de réception.
• Cartes de chantier : type de certificat de compétence CCQ, métier, numéro et date d'échéance, détention de la carte ASP Construction.
• Chantier et position au poinçon : le chantier choisi et, seulement si ce chantier a un emplacement défini par votre employeur, la position de votre appareil (latitude, longitude, précision) lue une seule fois au moment du Punch In et du Punch Out, ainsi que la distance par rapport au chantier.
• Données techniques : un témoin (cookie) de session nécessaire pour rester connecté, et votre préférence de thème (clair ou sombre), conservée seulement sur votre appareil.

HubOps ne suit pas vos déplacements : aucune position n'est lue en dehors du moment précis où vous poinçonnez à un chantier géolocalisé, ni en arrière-plan, ni pendant votre quart. HubOps n'utilise aucune donnée biométrique, ne fait aucun profilage, n'affiche aucune publicité et ne vend aucun renseignement. La signature est conservée comme une image : elle ne sert pas à vous identifier automatiquement.

Localisation au poinçon

Cette fonction permet de confirmer que les heures déclarées ont été faites sur le chantier prévu. Elle est désactivée tant que votre employeur n'a pas défini l'emplacement d'un chantier, et votre téléphone vous demande toujours votre autorisation avant la première lecture. Vous pouvez refuser ou retirer cette autorisation dans les réglages du téléphone : le poinçon est alors marqué « position non fournie », sauf sur un chantier où votre employeur exige la position pour poinçonner. La sortie n'est jamais bloquée.

4. Pourquoi nous les utilisons

• Permettre à votre employeur de suivre le temps travaillé, calculer la paie et les heures supplémentaires.
• Gérer les demandes de congé et les soldes des banques d'heures.
• Suivre le matériel prêté et prouver sa remise (décharge signée) et sa restitution.
• Vérifier la validité des cartes de compétence exigées sur les chantiers.
• Savoir qui travaille sur quel chantier et confirmer qu'un poinçon a été fait sur place.
• Faire fonctionner, sécuriser et améliorer le service (connexion, prévention des abus).

Nous n'utilisons pas vos renseignements à d'autres fins sans votre consentement, sauf exception prévue par la loi.

5. Consentement

À votre première connexion, HubOps vous présente un résumé de cette politique et vous demande votre consentement. Vous pouvez le retirer en tout temps à la page Mon compte → Mes données. Le retrait peut empêcher l'utilisation de HubOps ; votre employeur vous indiquera alors une autre façon de faire. Les renseignements que la loi oblige votre employeur à conserver (par exemple le registre de paie) peuvent être conservés malgré le retrait.

6. Qui peut voir vos renseignements

• Vous voyez vos propres renseignements.
• Les gestionnaires et administrateurs de votre entreprise voient ceux de leur équipe, selon leur rôle.
• Les données de chaque entreprise sont isolées : aucune autre entreprise cliente ne peut y accéder.
• Nos fournisseurs techniques, liés par contrat et qui n'y accèdent que pour faire fonctionner le service : Supabase (base de données, authentification, stockage des signatures) et Vercel (hébergement de l'application).

7. Hébergement et communication à l'extérieur du Québec

La base de données est hébergée dans la région suivante : [Région d'hébergement de la base de données, ex. Canada (Montréal)]. Certains services techniques peuvent traiter des renseignements à l'extérieur du Québec. Avant toute communication hors du Québec, une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée est réalisée et des mesures contractuelles et techniques sont mises en place pour assurer une protection adéquate.

8. Sécurité

• Chiffrement des échanges (HTTPS) et des données au repos chez nos hébergeurs.
• Isolation stricte des données par entreprise, appliquée directement dans la base de données.
• Accès limité selon le rôle (employé, gestionnaire, administrateur).
• Signatures conservées dans un espace privé, consultables seulement par lien temporaire.
• Les heures de poinçon sont fixées par le serveur : elles ne peuvent pas être modifiées par l'appareil.

9. Conservation et destruction

Les renseignements sont conservés le temps nécessaire aux fins indiquées ci-dessus et aux obligations légales de votre employeur. Le délai de conservation recommandé est de trois ans après la dernière activité d'un employé désactivé ; votre employeur peut l'ajuster, et HubOps lui permet de détruire les renseignements arrivés à échéance. Lorsqu'une entreprise cesse d'utiliser HubOps, ses données lui sont remises sur demande, puis détruites.

10. Vos droits

• Accès : obtenir une copie de vos renseignements.
• Rectification : faire corriger un renseignement inexact ou incomplet.
• Portabilité : recevoir vos renseignements dans un format structuré et couramment utilisé. Le bouton Télécharger mes données de la page Mon compte le permet en tout temps.
• Retrait du consentement et suppression, sous réserve des obligations légales de conservation.
• Plainte : à votre employeur, à nous, puis à la Commission d'accès à l'information du Québec.

Faites vos demandes dans HubOps (Mon compte → Mes données) ou par courriel au responsable. Une réponse vous est donnée dans les 30 jours. Si vous n'êtes pas satisfait, vous pouvez vous adresser à la Commission d'accès à l'information.

11. Incidents de confidentialité

Tout incident est consigné dans un registre. Si un incident présente un risque de préjudice sérieux, la Commission d'accès à l'information et les personnes concernées en sont avisées avec diligence, et des mesures sont prises pour diminuer le risque.

12. Personnes de moins de 14 ans

HubOps ne s'adresse pas aux personnes de moins de 14 ans.

13. Modifications

Nous pouvons modifier cette politique. La date d'entrée en vigueur figure en haut de la page. Si un changement touche la façon dont vos renseignements sont utilisés, votre consentement vous sera demandé de nouveau dans HubOps.